Automatisation des processus à Amiens
Moins de ressaisies. Plus de suivi.
Une demande arrive par e-mail, une information est recopiée dans un tableau, puis une relance se perd. Kojica Solutions aide les entreprises d’Amiens à fiabiliser ces passages de relais et à automatiser les tâches répétitives qui freinent leurs opérations.
Partir des pertes visibles
Nous observons le parcours réel d’un dossier : arrivée, qualification, attribution, réalisation et clôture. Les attentes, les doublons et les reprises permettent de choisir un premier processus. Automatiser un circuit mal défini peut accélérer ses erreurs ; les responsabilités et les conditions de validation doivent donc être clarifiées au préalable.
Automatisation classique ou agent IA ?
Une règle stable, comme créer une tâche après validation d’un formulaire, relève souvent d’une automatisation classique. Interpréter un texte libre ou proposer une synthèse peut justifier une brique IA. Les deux approches peuvent se combiner : l’IA prépare une information et des règles explicites contrôlent la suite. Le choix dépend du besoin et du coût de supervision.
Exemple : de la demande client au dossier suivi
Une PME de services reçoit une demande. Le circuit cible enregistre son origine, vérifie les champs indispensables, attribue un responsable et fixe une prochaine action. Si le texte est libre, un agent IA peut proposer une catégorie et un résumé. Une demande incomplète ou incertaine est signalée à l’équipe. Ce scénario illustratif doit être adapté à votre organisation et ne constitue pas une référence client.
Connecter sans perdre le contrôle
Nous examinons les fonctions disponibles dans vos logiciels avant d’ajouter un outil. Le circuit doit gérer les doublons, les échecs de connexion et les dossiers qui sortent du cas habituel. Une notification d’échec, un responsable identifié et une procédure de reprise évitent qu’une tâche disparaisse sans être traitée.
Passer du pilote aux habitudes de travail
La mise en place comprend les règles de traitement, la configuration du circuit, les essais sur des cas représentatifs et la formation des utilisateurs. Nous comparons ensuite les délais, les ressaisies, les dossiers oubliés et le temps de contrôle à la situation initiale. La documentation précise qui surveille le fonctionnement et comment faire évoluer les règles.
Votre projet à Amiens
Le périmètre de lancement se concentre sur Amiens et environ 50 km autour. Les observations sur site sont organisées selon les besoins de la mission.
Vos questions.
Faut-il remplacer mon CRM ou mon logiciel métier ?
Pas nécessairement. Le diagnostic vérifie d’abord si les outils actuels permettent de réaliser le processus cible et d’éviter un nouvel abonnement.
Que peut-on automatiser dans une petite entreprise ?
Les transmissions d’informations, les rappels internes, la préparation de dossiers ou la consolidation du suivi sont des pistes. Leur intérêt dépend du volume, de la stabilité des règles et des erreurs à éviter.
Comment savoir si le projet est rentable ?
Nous comparons le temps économisé et les erreurs évitées aux coûts de mise en place, d’exploitation et de contrôle. Les hypothèses sont explicites et les résultats sont vérifiés pendant le pilote.
Et si on
simplifiait tout ça ?
Un échange sur votre fonctionnement.
Une première étape pour identifier les pertes.