Automatisation des processus à Lille
Des flux qui restent compréhensibles.
Un même dossier traverse votre CRM, votre messagerie et vos tableaux de suivi. Kojica Solutions vous aide à définir les règles de circulation de l’information, puis à automatiser les étapes qui apportent un bénéfice vérifiable.
Repérer les ruptures entre les outils
Le diagnostic suit un dossier complet : qui le crée, où sont stockées les informations, qui peut le modifier et à quel moment il est transmis. Nous identifions les doubles saisies, les statuts contradictoires et les validations qui bloquent. Un processus clair reste nécessaire même lorsque les outils peuvent être connectés.
Exemple : ouvrir un projet après acceptation commerciale
Dans une PME de services, l’acceptation d’une proposition peut conduire à préparer un dossier projet, attribuer un responsable et demander les pièces de démarrage. Le circuit vérifie d’abord que les critères d’acceptation sont réunis. Il signale les informations absentes avant transmission. Cet exemple est illustratif et ne décrit pas un client de Kojica Solutions.
Définir les règles avant l’automatisation
Nous précisons le déclencheur, les champs obligatoires et la source de vérité pour chaque information. Une même demande ne doit pas créer plusieurs dossiers si un message arrive deux fois. Les erreurs de connexion, les annulations et les modifications simultanées sont prévues dans le circuit de reprise.
Réserver l’IA aux étapes qui en ont besoin
Créer une tâche après une validation relève souvent d’une règle classique. Résumer des échanges ou identifier une demande libre peut justifier une aide IA. Dans ce cas, la proposition de l’IA est contrôlée avant de déclencher une action qui engage l’entreprise. Le coût de cette revue fait partie du bilan.
Livrer un fonctionnement que l’équipe peut suivre
Le livrable décrit le circuit, les accès, les validations et les responsables. Les utilisateurs sont formés aux situations ordinaires et aux exceptions. Le suivi mesure les ressaisies, le délai de transmission et les interventions manuelles. Pour une équipe à Lille, la mise en place peut être organisée à distance, avec observation sur site étudiée si nécessaire.
Votre projet à Lille
Ateliers et suivi à distance. Les déplacements à Lille sont étudiés selon les besoins de la mission.
Vos questions.
Faut-il un nouvel outil d’automatisation ?
Nous examinons les fonctions de vos logiciels actuels. Un outil supplémentaire n’est retenu que si le besoin et les possibilités d’intégration le justifient.
Comment empêcher les dossiers créés en double ?
Le circuit doit disposer d’un identifiant stable et de contrôles de reprise. Les essais incluent la réception répétée du même événement.
Qui intervient en cas de panne ?
Le périmètre doit identifier le responsable, le mode d’alerte, la procédure manuelle et les conditions de maintenance. Ces points sont cadrés avant le déploiement.
Et si on
simplifiait tout ça ?
Un échange sur votre fonctionnement.
Une première étape pour identifier les pertes.